海外ビジネスの英語メールの書き方は？フォーマットと注意点

海外取引先へのビジネスメールの書き方は？

海外取引先に連絡するのに、英語メールの書き方が分からずに困っていませんか？
英語に自信がない人も、英文ビジネスメールを書いたことがない人も、基本のフォーマットを守れば、ビジネスで違和感のないメールを書くことができます。
英語のビジネスメールの書き方、読んで返信してもらいやすいメールのポイントを紹介します。

英文ビジネスメールの基本フォーマット

ビジネスメールには基本的な書き方があります。
基本のフォーマットをまずはコピペして、具体的な内容を書き換えていきましょう。
一部分ずつ見ていきます。
（赤線部が定型表現、青線部がよく使う表現です）

1. 挨拶

Dear Ms. Tan,（Tan様）

相手が男性なら”Mr.”、女性なら”Ms.”の後に名字のみを書きます。
性別が不明なときは”Mr./Ms.名字”とするか、”Dear Jackie Tan,”のようにここではフルネームを書けばOKです。
宛先が会社の問い合わせ窓口で担当者名が分からないときには、”Dear 部署名,”がベスト。
もしくは”To Whom It May Concern,”（ご担当者様）と書きます。

2. 書き出し

書き出しは相手への心遣いから始めます。感謝の言葉や遅くなったお詫びなど。
返信ならたとえば以下のような文です。

Thank you for your email.（メールありがとう）

Thank you for your quick reply.（早速返信ありがとう）

初めて連絡をする場合にはまず自己紹介です。

My name is Satoko Sato and I work for SATO & Company. We are an importer and seller in Japan and running an Internet shop of interior goods.（SATOの佐藤聡子と申します。日本で輸入販売を手掛け、インテリア商品のインターネットショップを運営しています）

3. 本文

We would like to introduce your product A to Japanese market.（あなたの商品Aを日本市場に紹介したいと思っています）
Could you please inform us of the specifications and the price list of the product A?（商品Aの仕様と価格表をご連絡ください）

まずメールの目的を簡潔に示し、続けて依頼内容を書きます。
理由や詳細はその後です。
英語では、結論が先、理由がその後という順番で書くと理解しやすくなります。

4.結びの言葉

If you have any questions, please feel free to contact me.（ご質問あればお気軽にご連絡ください）

Please let me know your comment. Thank you in advance.（ご意見お聞かせいただけると幸いです）

I’m looking forward to hearing from you.（ご連絡お待ちしております）

日本語で「よろしくお願い申し上げます」にあたる締めのフレーズです。

5.結語

Sincerely yours,

Best regards,

日本語の「敬具」にあたります。上の方が丁寧です。

6.署名

Satoko SATO (Ms.)
Sales & Purchasing
SATO & Company

名前、役職、部署名、会社名、住所、電話番号、メールアドレスの順番です。
姓・名の順番はどちらでも構いません。名字を大文字で書き、性別も後ろに書くと、返信のときに間違われにくくなります。

英語のビジネスメールを作るコツ

海外へのメールの文章の書き方にはコツがあります。

丁寧な表現を使う

英語には日本語でいう敬語や謙譲語はありませんが、ビジネスの場面では友達向けと違い、敬意をこめた表現を使います。
依頼でよく使われる表現は以下の通り。
・Would you please～?
・Could you please～?
相手に負担をかけるような依頼は”I’d appreciate if you could～”（～してもらえると助かります）とすると、命令のようになるのを避けられます。

短縮語に注意

ビジネス英語ではSNSのスラングや絵文字・顔文字などはふさわしくありません。
貿易用語など業界の短縮語はよく使いますが、意味が正しく伝わらないことがあるので初めての相手では注意が必要です。
“Pls”(=Please)、”ASAP”(=as soon as possible)などビジネスメールでよく見る省略表現もあります。少しラフな表現になるので、やり取りが進むまでは避けた方がいいでしょう。

最後にスペルチェック

メールを書き終えたら、ほかの人になったつもりで読み返し、誤解されそうな文章がないかチェックします。
送信する前にはスペルチェックで最終確認してください。

海外取引先に読んでもらえるメールの書き方は？

「海外の取引先にメールを送ったけれどなかなか返事が来ない……」
たくさんのメールの中に埋もれているかもしれません。
メールを開いて返信してもらいやすくするには、書き方にポイントがあります。

件名で内容を伝える

件名にはなるべく具体的な内容を書きましょう。
そもそも”Hello”や”Thank you”では迷惑メールに分類されてしまいます。
・“Inquiry about Purchase Order”（注文についての質問）
・“Request for Quotation from SATO&Company, Japan”（日本のSATO社より見積依頼）
件名の一番初めの文字だけを大文字にするか、上のように単語の初めを大文字にします。
全部大文字だと叫んでいるような印象です。強調したいときには”URGENT: Change of the Order Quantity”（至急：注文数量変更）のように書きます。

シンプルにストレートに書く

依頼内容をシンプルにストレートに書くことで、相手が反応しやすいメールになります。
メールが長いと分かりづらくなる上、後回しにされる可能性が大。
メールに複数の用件を書くのもNGです。どれか忘れられがちなので、用件は一つに絞りましょう。

背景を説明するとスムーズ

依頼や質問をするときには、依頼・質問の背景を説明するとスムーズです。
海外とのやり取りでは、相手には日本側の販売や輸入の状況が分かりません。思考パターンも違い、「なんでそんなことが必要なの？」と思うことも多いのです。
理由が分かると質問が理解しやすくなり、反応してもらいやすくなります。

海外ビジネスのメールの書き方を押さえよう

海外ビジネスのための英語メールには書き方があります。
フォーマットに沿って、具体的な内容を書いていきましょう。
ビジネスでよく使う丁寧な表現を使うとベストです。この記事の例や、ビジネスメール文例集が参考になります。
完璧な英語を書こうとする必要はありません。「伝えたいことを相手に伝える」ことが目的。
短めのメールで早めの返信を心掛けましょう。