英語ビジネスメールの書き出しと結びは？ケース別文例とAI活用法
英語メールの書き出しと結びは？
輸入など海外ビジネスのコミュニケーションはメールが中心になります。
この英語メールが「苦手」「時間がかかる」という人は多いでしょう。
友達宛てのカジュアルなメールと違い、ビジネスメールには独特な書き方のルールがあることも原因の一つです。
本記事ではビジネスメールの基本的な構成と、特に毎回悩みがちな書き出しと結びについて、ケース別の文例やAIの活用方法を解説します。
英語メールはAIに頼める？
「メールの書き方なんて分からないから生成AIに頼みたい」という声が早速聞こえてきそうです。
ごもっとも。ではまずAIの活用を検討しましょう。
ChatGPTなどの生成AIはメール作成や翻訳ができ、その場で簡単に作業をサポートしてくれるツールです。
ただ、日本向けに書いたビジネスメールを単純に英訳させると、英語ビジネスメールとしては違和感のある文章や様式になってしまいます。
英語メールを作成するには、AIにメールの用件等を伝え「英語でビジネスメールを作成して」と指示する方法がおすすめです。
ここで要注意なのが、AIはよく間違えるということ。様式や翻訳ミスなどのチェックは欠かせません。
以下で紹介するビジネスメールの構成やよく使うフレーズは覚えておきましょう。
また、生成AIに英語ビジネスメールのテンプレートや書き出し・結びの言葉を教えてもらうことも可能です。
英語メールの構成
英語メールは以下のような構成になっています。
1) 宛名 (Dear XX,)
2) 書き出し
3) 本文
4) 結びの言葉
5) 結語 (Sincerely yours, や Best regards, 等)
6) 署名
本記事ではこのうち 2) 書き出しと 4) 結びの言葉について解説します。
メールの文例や他の項目（担当者不明・性別不明の場合の宛名の書き方など）は以下の記事で詳しく解説しています。
2) 書き出し
英語メールの書き出しは相手への心遣いの言葉から始めます。
日本語の「いつもお世話になっております」と同様ですが、定型文はありません。
最近の相手とのできごとに感謝やお詫びを伝えるのが定番です。
Thank you for your email.（メールありがとう）
Thank you for your quick reply.（早速返信ありがとう）
I apologize for the delay in my response. （お返事遅くなり申し訳ありません）
以下のような表現も使えます。
I hope everything goes well with you.（万事順調のことと存じます）
I appreciate your continuous support.（いつもご協力ありがとうございます）
メールの内容が感謝や謝罪なら、まず書き出しでもそのお礼やお詫びを一言伝えてから本文に入りましょう。
初めての相手に出すメールの場合
初めての人にメールを送る場合には、書き出しで自己紹介をします。
My name is Kenichi Ueda and I work for KEU. We import and sell gift products in Japan.（KEUの上田健一と申します。日本でギフト商品の輸入販売をしています）
紹介者がいる場合にはその旨も伝えるとスムーズです。
4) 結びの言葉
結びの言葉は、日本語の「よろしくお願い申し上げます」にあたる締めのフレーズです。
内容に適したフレーズを選んでください。
If you have any questions, please feel free to contact me.（ご質問あればお気軽にご連絡ください）
I’m looking forward to hearing from you.（ご連絡お待ちしております）
ケース別の例文
・価格や条件などの提案をしたとき
Thank you for your consideration in advance.（ご検討のほどよろしくお願いします）
・謝罪メールの場合
Once again, I apologize for any inconvenience caused.（再度になりますが、ご迷惑をお掛けしたことをお詫びいたします）
・相手の依頼を断るとき
Thank you for your understanding.（ご理解いただき感謝いたします）
書き出しと結びはメールの内容に合わせて
英語ビジネスメールの形式と、よく使う書き出しと結びの言葉を紹介しました。
英語ビジネスメールの形式（宛名・結語・署名など）はフォーマットを作ることで省力化が可能です。
その際でも、書き出しと結びの言葉は本文の内容や最近の事情に合わせたものを選ぶ必要があります。
文例を参考に相手に思いを届けてください。
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