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海外出張の計画・準備の進め方|アポ・フライトから仕事の準備まで

海外出張の準備の進め方は?

海外出張の準備はどのように進めたらいいでしょうか?
訪問先のアポイント、飛行機の予約、場合によっては社内手続きと、やるべきことがたくさん。
どうやって計画を立てていったらいいかをご紹介します。
また海外出張の手配をするときの注意や、英語が苦手な人の仕事の準備についてもチェック。

海外出張の計画を作る

海外出張したい案件、訪問先が浮かんだら、まずスケジュールのラフ案を作り、重要な案件から順に固めていくのがおすすめです。

海外出張スケジュールのラフ案作成

まず、海外出張の用件と日程・費用を検討して、ラフなスケジュール案を作ります。
影響が大きいのはフライトのスケジュールと費用です。
航空会社のWEBサイトなどで、実際のフライトスケジュール、航空券の費用をチェックして、可能なスケジュールを検討するといいでしょう。
日本発着以外のフライトスケジュールもインターネット上で検索できます。
ここでの注意は欲張ってタイトなスケジュールにしないこと。
ミーティングは言葉の違いもあるので、日本での商談の倍近くの時間がかかります。
移動には渋滞や交通機関遅延もあり時間がかかると見込んでおきましょう。

フライトスケジュール計画の注意点

フライトスケジュールを組み立てるときには、以下の点に注意。
・曜日や時期によってフライトスケジュールは変わる。
・同じ運航会社のフライトを選ぶのが基本。複数都市周遊で同じ会社の運航便がないところはコードシェア便を選択。
・目的地での滞在日数が短いと航空券が高くなるので、日程と費用の面から最適な滞在日数を選択。アジア2泊、アメリカ3泊、ヨーロッパ3泊か4泊という最低滞在日数(ミニマムステイ)条件かそれに準じた価格設定がある場合が多い。
・大きな都市の空港では乗り継ぎにかかる時間もチェック。
・国際線の場合は空港に2時間前に到着。

面談のアポ・フライト予約

海外出張計画の案ができたら、重要な案件から順に面談のアポイントを取ります。
メールで用件と希望日時を伝えて都合を聞くといいでしょう。
相手の予定に合わせて日程や順序を組み替え、ほかのアポを取っていきます。

海外出張の手続きを進める

海外出張には会社だとまず上司の承認や社内手続きが必要になると思います。
適切な費用、条件やスケジュールは会社や部署によって違うので、計画立案の早い段階で相談するといいでしょう。
会社によりますが、目的とスケジュール、費用などを書いて申請します。
手続が終わると支度金(準備金)が出る会社もあります。

海外出張の準備期間はどれくらい?

海外出張の準備期間は、スピード重視の仕事だと数日、コスト重視だと1カ月強とまちまちです。
航空券は早期に予約した方が安くなります。但し、予定変更の可能性も増えるので、キャンセル料が発生する格安航空券は避けるなどの検討も必要です。
長期出張ならビザ取得が必要になるので1カ月半くらいの準備期間が必要になります。

ホテル予約・フライト発券

海外出張の社内許可が下りたら、費用が発生する予約を進めます。
ビザが必要な場合には時間がかかるので最優先で申請。
航空券は検討の際に予約しておき、決定してから発券します。
航空会社のWEBサイトで直接予約するのが一番簡単ですが、複数都市に行く場合や経験が少ない人は旅行会社に頼む方がベターかもしれません。
ホテルはホテル予約サイトで予約します。目的地に近いなど交通が便利な所がおすすめです。客先に依頼するのも可。
海外での病気やケガに備える海外旅行保険にも加入します。クレジットカードに付いていることもあります。

別の人の予約をする場合

同行者がいる場合や、秘書が予約する場合など、別の人の分の予約をすることがあります。
航空券やホテルの予約はパスポートに記載されている氏名とスペルを必ず確認。旧姓使用の人は要注意です。
フライトの選択では、マイレージを溜めている航空会社にこだわる人がいるので、相談して決めた方がいいでしょう。
座席指定も窓側か通路側か希望を聞いた方がベター。
航空会社のマイレージ番号、生年月日、パスポートの番号や発行日・有効期間満了日などの情報を預かると、オンラインチェックインまで済ませることができます。

ビジネスの準備は周到に

海外出張の予定が整ったら、ビジネスで重要なのは仕事の準備です。
英語への不安や、言葉が違うのでお互い充分に伝わらない心配があります。
英語が苦手な人は、会社や商品、案件の説明や自分の主張を練習して行きましょう。
アジェンダ(議題)を作って訪問先と共有しておくとスムーズです。
プレゼンには英語で要点を書きこんでおくと理解の助けになります。

最後に海外出張の準備を確認

海外出張の準備は、まずラフな計画案を作り、主な案件から予約を取って、手配を進めていきます。
最後に、航空券の予約はeチケット、ホテルは予約確認書(confirmation)を確認。
現地で見せられるようにプリントアウトして持っていきます。他の人の分は本人に渡してください。
あとはパスポートとPCとスマホを確認したら、行ってらっしゃい!
海外出張の準備物と服装は以下記事をご参照ください。


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