インボイスとは何か？貿易や海外での使用方法と日本のインボイス制度

インボイスとは何か？

貿易や海外とのやりとりで出てくる「インボイス(Invoice)」という言葉。
これは、略称でI/Vと書かれる頻出用語です。
日本語では請求書、送り状などと翻訳されますが、どれもインボイスの役割の一部分でしかありません。
インボイスとは請求書、送り状、明細書などの役割を兼ねる書類。
よく使われる3つの場面ごとにどのように使われるか解説します。

請求書としてのインボイスとは？

海外と取引をすると必ず出てくるのが請求書としてのインボイスです。
輸入ビジネスでインボイスが届いたら、請求書としてチェックしましょう。
海外送金などあらかじめ決めた方法で支払ってください。

インボイス、請求書の種類

物品の貿易で使われる正式なインボイスを「コマーシャルインボイス（商業送り状）」(commercial invoice)といいます。
これに対して仮の請求書（見積書）が「プロフォーマインボイス（仮送り状）」(proforma invoice)です。
出荷前の支払い手続きなど、コマーシャルインボイスが間に合わない場合に発行します。
請求書には「デビットノート」(debit note)というものもあります。こちらは一般的には物品の取引に付随する費用の請求などに使われています。

貿易の書類としてのインボイスとは？

貿易の仕事をしている人は、輸入手続きに必要な船積書類としてのインボイスが頭に浮かぶでしょう。
輸出する人・会社が作成し、貨物と一緒に受け渡します。
記載されている内容は、出荷する貨物の品名、数量、価格、重量などの明細のほか、貿易条件や支払い条件、運送手段、誰から誰へ、どこからどこへ運ぶのかなど。
（決まったフォーマットはないため、項目は若干異なります）
役割は3つあります。
1) 誰から誰への輸送か分かる送り状としての役割。
　シッピングマーク（ケースマーク）という貨物の外側につける目印も記載します。
2) 輸入の際に税関に貨物の内容・価格を申告する役割。
　記載内容を元に関税が決定されます。
3) 貨物の明細書の役割。品目ごとに記載します。

サンプルなど無料のものを送る場合

貿易の書類としてのインボイスは、無料のものを送る場合にも必ず必要です。（書類は除く）
EMS（国際郵便）やDHL、FEDEX（国際宅配便）でも添付する必要があります。サンプル書式が用意されています。
無償サンプル、プレゼント、不良品などのような無料のものには請求書がないので、「プロフォーマインボイス（仮送り状）」を発行します。
書式は有償のものを送るときの一般的なインボイスと同じですが、タイトルを”Proforma Invoice”にして、品目明細の近くに”No commercial value”と明記します。
税関で関税を決定する際に無償の貨物だと知らせるためです。

ホテルやショッピングでのインボイスとは？

海外旅行や海外出張で受け取った領収書に”Invoice”と書いてあるという人もいるでしょう。
これは正確には請求書や明細書のことです。きっと”Paid”（支払い済み）というスタンプが押されていると思います。
領収書に添付したり、店ではレシートの代わりに渡したりすることもよく行われています。

日本のインボイス制度のインボイスとは？

日本の「インボイス制度」（適格請求書等保存方式）は、消費税の一般税率(10%)と軽減税率(8%)を処理するために2023年10月に導入される会計のルールです。
ここでの「インボイス」は品目ごとの明細（税率と消費税額を含む）が記載されている請求書という意味。
ヨーロッパのインボイスを使った消費税の申告方法を参考にしているため、インボイス制度と呼ばれています。

インボイスは3つの役割を兼ねた書類

インボイスは請求書であり送り状であり明細書でもある書類です。
一つの書類が3つの役割を兼ねるので、海外との取引に便利になっています。
日本にはぴったり合うものがありませんが、役割はなじみがあるものばかりです。
それぞれの場面に合ったインボイスを使いこなしましょう。