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インボイスの書き方は?海外発送に必要なインボイス作成の注意点

インボイスの書き方をチェック!

海外へ品物を発送するときにはインボイスという書類の作成が必要です。
DHLやFedExなどの国際宅配便や、ヤマト運輸の国際宅急便でも必須。
郵便局のEMSを出すときにも多くの国向けで必要な書類です。
荷物を出したいけど、インボイスって何? 何で必要なの? と思っている人のために、インボイスの書き方を解説します。
船舶や航空機などを使う輸出用のインボイスもこれでOK。
インボイスが必要な理由が分かると、書き方のポイントも分かります!

インボイスとは何か?

インボイスってそもそも何でしょうか?
インボイスは日本語で言うと、請求書、送り状、品物の明細書、納品書などの役割を兼ねる書類です。
海外にモノを発送する人は、インボイスを作成し、荷物と一緒に受け渡すことになっています。
海外に送る荷物は書類と物品に分かれていて、手紙などの書状ではインボイス不要。
でも、物品を送るときにはサイズに関係なくインボイスが必要なのです。

インボイスは何で必要なのか?

国内運送ではインボイスなんていらないのに、なんで海外に荷物を送るときにはインボイスが必要なのでしょうか?
答えは、国境をまたぐから。
海外との荷物の運送では、発送=輸出、受け取り=輸入になります。
輸出、輸入の際にはどんな小さなモノでも通関が必要なのです。
通関では、輸出入が制限されているものの確認や、関税の計算をします。
インボイスは通関のときに荷物の内容と価値がどれくらいあるものかを伝える役目を持っているのです。

インボイスは請求書でもある

インボイスは税関に貨物の内容を伝えるほかにも、マルチな機能を持った書類です。
海外では物流の場面以外でも使われています。
上でもさらっと書きましたが、実はインボイスは請求書でもあるのです。
請求書が送り状を兼ねるなんて驚きですが、販売する商品を送るときには正式の請求書として発行します。
ギフトやサンプル品など支払いが発生しないものを送るときは、請求書とは区別して「仮送り状」として発行します。(詳しくは「重点解説<1>:有償・無償の書き方」で解説)

インボイスは船積書類の一つ

インボイスを見れば、荷物の内容と合わせて、誰から誰に送られている荷物か分かります。
貿易のために船便で輸送するときには、輸入に必要な船積書類のうちの一つです。
このときのインボイスは請求書、税関への申告、明細書の3つの役割で使われています。

インボイス作成の準備

では、インボイスを作りましょう。まずは準備から。
荷物を梱包しながら準備するのがポイントです!
内容・数量、つまり何がいくつあるかをしっかりメモ。
ラベルに書いてある生産国や価格もチェックしておきましょう。
そして、品物の一つずつの重さを量ります。
外箱や袋に梱包したら、梱包後の全体の重量も測定。
これで実物の準備は完了です。

インボイスの書き方

インボイスの書き方は国際宅配便各社のWEBサイトに書式や書き方が載っています。
フォームは各社指定ではなく、書式は自由です。
日本郵便のフォームは↓こちら↓日本郵便インボイスフォーマットダウンロードページへ

インボイスの項目別の書き方

インボイスの書き方の項目別注意点は以下の通りです。
番号は上の図と対応しています。
ほかの書式で出てくる項目名も掲載。書式によってはない項目もあります。
必ず英語(一部フランス語)または届け先の国の言葉で記入してください。
1. インボイス作成日(Date):インボイスを作成した日。荷物を出す日付が指定されている書式もある
2. ご依頼主(Sender, Shipper, Exporter):会社名、部署名、担当者名、住所、電話番号
3. お届け先(Addressee, Consignee, Receiver):会社名、部署名、担当者名、住所(国も)、電話番号
人名にはMr.やMs.を忘れずに。
*輸入者(Importer)が別にいる場合は輸入者の情報も記載
4. 郵便物番号(Mail Item No.)、請求書番号(Invoice Number)など:荷物が特定できる番号
5. 送達手段(Shipped Per):EMSなら”EMS”、国際宅配便なら”Parcel”か”Aircraft”と記入。
*クーリエではなく船舶や航空機を使う場合は、便名と発着の場所や日時を記載
FROMやTOという欄があれば、”TOKYO, JAPAN”のように国名や都市名を記入
6. 支払い条件(Terms of Payment): T/T(送金)やL/C(信用状)など。支払いがなければ空欄
7. 原産国(Country of Origin):品物の生産地の国名
8. 正味重量(Net Weight):梱包前の品物1個の重さ
9. 数量(Quantity, Q’TY):その品物が何個あるか。単位が個(英語ではPC)でない場合には、単位も明記
10. 単価(Unit Price, Unit Value):取引で輸出するなら販売価格、返品や新品のプレゼントなら購入価格。販売者による値引きがあれば値引き後の値段を記載。中古や不明の場合は、今の状態の価値(売買したらいくらか)を考えて記入。
11. 通貨(Currency):日本円ならJPYと記入
12. 合計額(Total Amount, Total Value):品物ごとの合計金額
13. 総合計(Total):インボイス全体の合計金額
14. 建値、インコタームズ (Incoterms):単価に運賃・保険料を含むかどうかを表示。無償の場合は含まないのでFOB(FCA)と記入。売買の場合は取り決めた貿易条件
15. 郵便物の個数(Number of pieces)、パッケージ数の合計(Total Pieces, Total PKGS):外箱などの梱包の数
16. 総重量(Gross weight):梱包後の総重量
17. 署名(Signature):サイン。自分の名前を手書き
このほかシッピング・マーク(ケースマーク)という荷物に付ける目印を記載することもあります。
海外旅行先から別送品を送るときには、同じようにインボイスを作り、どこか空いているところに”Unaccompanied Baggage”(別送品)と明記してください。外箱の表示も忘れずに。

重点解説<1>:有償・無償の書き方

有償・無償の区別と、プレゼントなど荷物の目的を記入します。
18. 有償(Commercial value):販売する商品の場合
19. 無償(No commercial value):プレゼントや不良品など支払いがないものの場合
インボイスには請求書という役割もあるので、正式なインボイスは請求書も兼ねています。
このインボイスの種類は「コマーシャルインボイス(商業送り状)」(commercial invoice)。
これに対して請求が発生しないときは、正式ではないインボイス「プロフォーマインボイス(仮送り状)」(proforma invoice)を発行します。
チェック欄がない書式を使うときには、タイトルを”Proforma Invoice”に変更し、品目明細の近くに”No commercial value/Value for customs purpose only”と明記します。手書きでOK。
尚、無償の場合でも単価・金額欄が0円だと送れません。売却する場合の価値などを必ず記入してください。
20. 贈物(Gift)、商品見本(Sample)など:無償発送の理由を記入

有償・無償で関税が変わる!

有償・無償は関税に影響する項目です。
贈答品や自分で使うものには、多くの国で安い関税や免税枠を設定しています。
日本でも、個人的使用の目的では一般とは別の計算方法を使用。関税が少なくなります!
逆に販売目的の場合には、個人的使用目的の関税が適用されてしまうと、修正申告が必要になり面倒です。
税関に荷物の目的を伝えることで、正しい関税区分を適用してもらいやすくなります。

重点解説<2>:品物の書き方

21. 内容品の記載(Description)
インボイスの書き方で重要なポイントは、品物を具体的に書くことです。
不明点があると荷物が戻ってきたり開封されたりする原因になります。
税関は輸入関税を決めるために、品物がどの関税の分類にあたるかを知りたいのです。それによって関税率が変わってきます。
「プレゼント」や「日用品」だと品物が分からないので不可。
「おもちゃ」や「食べ物」では範囲が大きすぎます。
内容を「ぬいぐるみ」(Stuffed Doll)や「梅干し」(Pickled Plums)のように明記してください。
日本郵便のサイトの例が参考になります。
お菓子なら、「食品」の中から「スナック菓子」(Snacks)など近いものを探しましょう。
尚、商品名や型番は書いてもOKですが、一般名称も必ず書いてください。
たとえば音楽のCDなら、アルバムタイトルだけでなく「CD」と明記します。

禁止品ではないかを明記

品物を書くときのコツは、輸入禁止品や航空危険物ではないと分かるようにすることです。
爆発物・危険物のほか、国ごとに指定した輸入禁止品などがあります。日本郵便のサイトなどでチェック。
たとえばリチウムイオン電池は取り扱いが敏感なので、おもちゃや電気製品は品名の後に、”no battery”(電池なし)、もしくは電池の種類を明記するとスムーズです。
また、液体物は引火性のものや危険物があり厳重チェックされます。
高濃度のアルコールは航空危険物なので、国際宅配便や国際郵便では送れません。香水もダメ。
液体物は送れるものか必ず確認し、液体の化粧品など疑われそうなものはあらかじめ”no alcohol”(アルコールなし)などと確認した内容を書いておきましょう。

作成したインボイスはどうすればいい?

インボイスが完成したら、運送会社の指示に従って印刷もしくはアップロードしましょう。
必要な枚数は運送サービスや国によって違うので、使う会社のWEBサイトをチェック。
たとえばEMSでのインボイス必要数は、韓国や中国では1通、アメリカは2通です。
印刷したインボイスは、運送会社が提供している透明袋に入れて、荷物の外の横面などに貼り付けます。
袋は普通の封筒でもOK。その場合は封筒の表面に「INVOICE」と大きく書いてください。

インボイスの正しい書き方で海外発送をスムーズに

海外に荷物を発送するときに必要なインボイスとは、内容物を申告する書類です。
通関手続きに使うので、アンダーバリュー(価格を安く申告すること)や嘘は厳禁。
そして、輸入禁止品や航空危険物ではないかと疑いを持たせないような品目の書き方が、スムーズに手続きを進めるコツになります。

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