ビジネス英語で電話対応をしよう！使えるフレーズまとめ

普段から英会話に慣れていないと、英語を使った電話対応は難易度が高いと感じる人もいるかもしれません。電話は、相手の顔が見えない音声だけのやりとりのため、聞き取りだけでなく話すことができないと会話が成立しません。今回は、電話対応で使える英語フレーズをまとめました。

電話が繋がったら

電話が繋がったらまずしっかり名乗りましょう。かけた番号が代表番号や秘書であった場合、先方の間で取り次ぐのに必要な情報のため、自分の名前と所属会社ははっきり伝えます。

This is Maria Sato from Z Corporation. （Z社の佐藤マリアと申します。）
Hello. Could I speak to Mr. Suzuki, please? （もしもし、鈴木さんとお話したいのですが。）
Good afternoon. I would like to speak to Mr. Suzuki. （こんにちは。鈴木さんに繋いでいただけますか。）

電話の用件を伝える

電話の用件を伝えるには、次のようなフレーズが使えます。

I am calling to discuss our next project. （次のプロジェクトについて話したいのですが。）
I was told by Mr. Suzuki to call him. （鈴木様よりお電話するよう指示を受けました。）

もし、繋いで欲しい相手が不在または対応ができないという場合は、言伝をお願いするか、改めて連絡をする旨を伝えます。

Could you leave a message for him, please? （言伝をお願いしてよろしいでしょうか。）
Could you ask him to call me back? （折り返しお電話をいただけるようお願いできますでしょうか。）
Can I try to call again later? （また後ほどおかけ直してもよろしいでしょうか。）

初めから特定の相手に電話が繋がっている場合は、次のように言うことができます。

Hello. I’m calling you to clarify a few things. （いくつか確認したいことがあるのですが。）
I was wondering if we could discuss the situation. （現在の状況について話し合いたいのですが。）

ここで注意したいのは、電話はメールと違って相手の時間をリアルタイムで拘束するということです。したがって、すぐに用件に入るのではなく、一度、相手にとって良いタイミングかどうかを確認することが好ましいです。

Do you have a minute now? （今、少しだけお時間よろしいですか。）
I hope this is not a bad timing. （お忙しい中すみません。）

電話を切る時

用件が済んで電話を終える時には、日本語同様、挨拶の基本である「ありがとう」と「さようなら」を言って切ります。

Thank you for your time. （お時間ありがとうございました。）
See you soon, bye. （それではまた近いうちに。さようなら。）
It was nice to talk. I will talk to you again soon. （お話しできて光栄です。引き続きよろしくお願いします。）
Thank you for calling. （お電話ありがとうございました。）※電話がかかってきた場合

電話を受け取る時は？

電話受ける時は、基本的に「もしもし」にあたる”Hello?”で応えましょう。語尾を少上げて相手に問いかけるように発音するのがポイントです。その際に会社名や名前が言えると相手にとってもやりとりがスムーズになります。

Hello? （もしもし）
Good morning. ABC Company. Suzuki speaking. （おはようございます。ABC社の鈴木です。）
Thank you for calling ABC Company. How can I help you? （お電話ありがとうございます。ABC社です。ご用件は何でしょうか。）

ビジネスパートナーとの距離感や用件の内容・状況によって、電話口で使う言葉は変わってきますが、今回ご紹介した基本的なフレーズを覚えておけば、基本的な電話対応は問題なく行えます。とはいえ、肝心なのは用件の内容そのものなので、必要最低限の英語力は身につけておく必要があります。

もう悩まない！英語のビジネスメールの書き出し例