今すぐ始める在庫管理の方法は？在庫管理がビジネスに重要な理由

在庫管理でビジネスのトラブルを解決する方法

「在庫管理？ 簡単な方法があるならやりたいけど」
ビジネス立ち上げ期には在庫管理まで手が回らない。お金を生まない業務はなるべくパスしたい。よく分かります。
でもこんなことありませんか？
・出荷しようとしたら在庫がない
・あるはずの在庫を長い時間探している
・倉庫で古い商品を見つけたけどもう売れない
・棚卸しで結構な金額の損失が出た
日々の小さな在庫トラブルも、積もり重なるとビジネス運営の障害になります。
在庫管理が必要な理由を知り、在庫管理の方法を検討しましょう。

在庫管理はなぜ必要？

在庫管理でできることはトラブル回避だけではありません。
在庫管理はなぜ必要なのでしょうか？
在庫の重要性が分かると在庫管理を見る目が変わります！

在庫とは？

まず、在庫とは何か確認しておきましょう。
販売でいえば、仕入れてまだ販売していない商品。
生産なら、原材料・部品、仕掛かり・半製品、未出荷の完成品です。
在庫はビジネスでこれからお金を稼ぐための材料であり、そしてすでに費用を掛けて入手した財産でもあります。

在庫管理がビジネスに与える影響

在庫はモノを扱うビジネスにとって重要な役割を持つので、在庫を管理することはビジネスに大きな影響を与えます。
顧客との関係でいえば、品切れを防いで注文に応え、かついつも新鮮な商品を供給することが顧客満足度を上げるのに必要。
ビジネスの経営面でいえば、資産の一部分が在庫になっているので、在庫が多いと回転資金を圧迫します。在庫を適正量にしてキャッシュフローを確保し、また廃棄などの損失を出さないことで、経営効率が上がります。

在庫管理方法1) 棚の管理

では在庫管理方法はどうしたらいいでしょうか？
在庫トラブルが多発しているなら、まず棚の管理から始めましょう。

品種別に置き場所を決める

在庫管理は品種ごとの単品管理が原則です。
アパレルのように少量多品種のものは一つにまとめてしまいがちですが、これが在庫トラブルの元。
色やサイズなどが違えば別のものとして扱い、それぞれ置き場所を管理します。
同じ棚に置く場合でも、棚に番号を付けて、誰でもどこにあるか分かるようにするのがポイントです。
ネジなど小さなものはそれぞれケースに入れて分類。
棚に入らない大きなモノも置き場所を決めましょう。これで在庫が迷子になるのを防止します。

先入れ先出しをルール化

モノは古くなると劣化していくので、古いものから使うのが基本です。
モノの管理は「先入れ先出し」の方法をルール化しましょう。
「先入れ先出し」とは、先に仕入れた（製造した）商品から先に出荷（使用）すること。
そのために、在庫の置き方も入ってきた順番に並べます。
入れるときには後ろから、取り出すときには前から、というスーパーやコンビニなどの陳列棚でおなじみの方法です。
取り出したものを戻すときに順番が崩れがちなので要注意。
分からなくなったら、ロット番号や製造日を参考に古い順に並べます。

先入れ先出しによる品質管理

先入れ先出しを守ると、消費期限・賞味期限が近いものから出荷できるようになり、チェックが簡単になります。
ロット順に出荷することや納入期限内のものを出荷することは、医薬品などを扱う薬局ではもちろん、食品などでも大事な販売のルールです。
品質保証の上でもロット管理は重要。在庫管理表に出荷（使用）したロットを記録すると、クレームが起きたときの原因追及がしやすくなります。

在庫管理方法2) 在庫管理表

発注や受注のたびに在庫を数えるのは非効率です。数量を把握するために在庫管理表を作成しましょう。
縦軸か横軸に日付を取り、品種ごとの入庫量（仕入れや製造）、出庫量（販売や使用）、在庫量を記録します。
「在庫管理表」と検索するとフォーマットが見つかるので参照してください。

在庫の出し入れのタイミングで記入

在庫管理表の記入は、在庫の出し入れのたびにするのが鉄則です。
更新を忘れる・数字を間違えるというのがよくあるミス。
棚のすぐ横に手書きの在庫表を用意してその場で記入するが基本の方法です。
関係者が全員すぐにアクセスできるなら、エクセルやスプレッドシートなどで管理すると、発注や在庫金額の管理などにもそのまま使えて便利です。

在庫管理表を使う発注計画方法

発注計画を立てて適切な在庫量を維持するのにも在庫管理表は役立ちます。
発注計画を作成するには、未来の日付のところに入庫（仕入れ・製造）や出庫（販売や使用）の見通しを入力。
すると在庫が計算できるので、在庫が不足する見込みが分かります。
そこで販売や使用に間に合うように発注すればOKです。

発注は余裕を持って

但し、見通しや入荷時期は変わることもあるので、在庫は余裕を見ておきましょう。
定番商品なら、最低持っておく在庫量を決めるのがおすすめです。
また、発注から到着（もしくは完成）までの時間が長い製品の場合は、リードタイムに合わせて早めの検討が必要です。たとえばリードタイムが3ヶ月なら、3か月以上の見通しを立てて検討してください。

在庫管理方法3) システム化

上の2つの在庫管理方法は、今すぐほとんど費用を掛けずに実行できるのがメリットですが、手書きや手入力だとミスが起きやすいのが難点です。
製品のバーコードや2次元バーコードを読み取れば、入出庫のデータを在庫管理表に自動反映することが可能。
販売店舗などではPOSシステムと接続するのが基本です。
読み取りは専用のハンディターミナルのほか、スマホやタブレットを使う方法もあります。
バーコードを印刷して管理することもできるので、梱包のまま管理することもでき、備品管理にも使えます。棚卸しが簡単になるのも嬉しいポイントです。

在庫管理方法を見直してビジネスの体力アップ

在庫管理の方法には、今すぐ始められる現物の管理や、在庫管理表での数量管理、そしてシステム化による自動化・他システムとの連携などがあります。
物販や生産などモノを扱うビジネスにとって、在庫はビジネスの基盤です。
在庫に問題を抱えていると、顧客の信用や満足が得られず、また経営効率も落ちてしまいます。
まずは在庫を確実に管理することから始め、品切れやデッドストックを生まないように気を配ることが大切です。